Thuyết ngẫu nhiên

Thuyết ngẫu nhiên (Contingency Theory) đề cao vai trò và tầm ảnh hưởng của các yếu tố tình huống tới hoạt động của các doanh nghiệp (Lawrence và Lorsch, 1967). Học thuyết giải thích các mối quan hệ giữa các yếu tố tác động và kết quả trên cơ sở phân tích hành vi, hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời lý giải những yếu tố tình huống cụ thể, như môi trường, công nghệ, kinh nghiệm và quy mô, có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ trên.

1. Các khái niệm và nội dung cơ bản của học thuyết

1.1. Những khái niệm cơ bản

Có ba khái niệm cốt lõi xuyên suốt thuyết ngẫu nhiên, gồm: (i) môi trường (Enviroment), (ii) cơ cấu tổ chức (Organizational structure), và (iii) hiệu quả (Organizational performance).

Khái niệm môi trường: Môi trường của doanh nghiệp là tập hợp tất cả các yếu tố tồn tại xung quanh phạm vi doanh nghiệp và có khả năng tác động đến một phần hoặc toàn bộ doanh nghiệp. Khái niệm này cho phép phân biệt giữa môi trường bên trong và môi trường bên ngoài của doanh nghiệp. Các yếu tố môi trường bên ngoài bao gồm hệ thống chính sách, luật pháp, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp nguyên liệu…. Các yếu tố thuộc môi trường bên trong xuất phát từ nội tại của doanh nghiệp, bao gồm một số yếu tố như công nghệ, trình độ quản lý, năng lực sản xuất, văn hóa doanh nghiệp… Các yếu tố thuộc hai môi trường bên trong và bên ngoài có mối quan hệ qua lại, tác động lẫn nhau trong quá trình vận hành hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi nắm bắt và kiểm soát được toàn bộ các tác động do môi trường bên trong và bên ngoài gây ra (Lawrence và Lorsch, 1967).

Ngoài ra, dưới tác động của xu thế hội nhập kinh tế quốc tế toàn cầu, xuất hiện thêm các yếu tố từ môi trường quốc tế, cũng có ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Môi trường quốc tế bao gồm các quy định, tiêu chuẩn chung của thế giới, các chính sách xuyên quốc gia hoặc các đối thủ cạnh tranh quốc tế. Những yếu tố này tác động trực tiếp đến tiêu chuẩn sản xuất, thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và kinh doanh các mặt hàng xuất khẩu.

Khái niệm cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức xác định các hoạt động như sắp xếp công việc, phối kết hợp và kiểm soát được điều hành như thế nào nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp (Pugh, 1990). Cơ cấu của một doanh nghiệp cần phải được xây dựng dựa trên sự phân biệt rõ ràng các nhiệm vụ và mục tiêu chính của doanh nghiệp. Trong đó những nhiệm vụ nhỏ cần phải phù hợp với mục tiêu tổng thể (Pennings và Goodman, 1977).

Khái niệm hiệu quả của tổ chức: Hiệu quả của doanh nghiệp đo lường bằng tỷ lệ giữa kết quả công việc đạt được so với các nguồn lực đã bỏ ra. Nói cách khác, hiệu quả được xác định trên cơ sở so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra trong quá trình thực hiện một nhiệm vụ, mục tiêu của doanh nghiệp. Hiệu quả càng cao khi tỷ lệ giữa kết quả đạt được trên chi phí bỏ ra càng lớn và ngược lại.

Mối quan hệ giữa cơ cấu và hiệu suất của doanh nghiệp: Nhìn chung, đa phần các nhà nghiên đồng nhất quan điểm rằng cấu trúc tổ chức và hiệu quả của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Bản chất của mối quan hệ nay chính là sự phụ thuộc của doanh nghiệp vào tác động của các yếu tố ngẫu nhiên từ môi trường bên ngoài (Pennings và Goodman, 1977). Cơ cấu tổ chức và hiệu quả của doanh nghiệp có mối quan hệ nhân quả. Một doanh nghiệp có cơ cấu ổn định, phù hợp với môi trường, trong dài hạn, sẽ đạt được hiệu quả vận hành sản xuất kinh doanh cao, và ngược lại. Trong ngắn hạn, một doanh nghiệp có cơ cấu tốt tại một thời điểm nhất định chưa chắc đã đạt được hiệu suất như mong muốn, vì trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp còn phải chịu tác động của nhiều yếu tố khác nhau.

1.2. Các nội dung cơ bản của học thuyết

Có bốn nội dung quan trọng xuyên suốt toàn bộ thuyết ngẫu nhiên (Lawrence và Lorsch, 1967), gồm:

  1. không có phương pháp nào tốt nhất có thể xử lý mọi tình huống mà doanh nghiệp gặp phải;
  2. các quy trình và cơ cấu của một doanh nghiệp phải phù hợp với môi trường của nó;
  3. để hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo sự phù hợp giữa các mối quan hệ bên trong (cơ cấu tổ chức) và bên ngoài (đặc điểm môi trường); và
  4. doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi có cấu trúc quản lý phù hợp với các nhiệm vụ và bản chất của từng nhóm công việc và đặc điểm môi trường cụ thể.

Burns và Stalker (1961) nhấn mạnh đến mức độ phù hợp trong điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp riêng lẻ. Các doanh nghiệp thành công phải có cơ cấu tổ chức tương xứng với mức độ phức tạp của môi trường mà nó đang hoạt động. Burns và Stalker (1961) cũng chỉ ra các loại hình cơ cấu tổ chức tối ưu cho phép các doanh nghiệp quản lý và kiểm soát tác động của môi trường, gồm: (1) tổ chức theo cấu trúc cơ học (Mechanistic Organizations) trong môi trường ổn định; và (2) tổ chức theo cấu trúc hữu cơ (Organic Organizations) trong môi trường không ổn định.

Đặc trưng của các doanh nghiệp cơ học là mức độ phức tạp cao trong các nhiệm vụ và cơ chế kiểm soát chặt chẽ từ thấp xuống cao. Các doanh nghiệp cơ học tương đối khép kín và phù hợp với điều kiện môi trường tương đối ổn định. Các doanh nghiệp này được lập trình rõ ràng và có cấu trúc phân cấp thứ bậc chặt chẽ. Ngoài ra, thay vì phân chia công việc dựa trên mức độ hiệu quả trong giải quyết công việc, nhiệm vụ của doanh nghiệp cơ học được phân chia cố định theo vị trí việc làm của nhân viên.

Ngược lại, các doanh nghiệp hữu cơ đặc trưng bởi khả năng linh hoạt trong doanh nghiệp và phân công công việc. Các doanh nghiệp hữu cơ hoạt động chủ yếu căn cứ theo kết quả đạt được, hay nói một cách khác, kết quả hoạt động là mục tiêu cuối cùng định hướng toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Họ tập trung vào cách thức kết hợp của các thành viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Các đặc điểm này cho phép các doanh nghiệp hữu cơ có khả năng thích nghi cao với những tình huống bất ngờ từ thị trường, bởi cơ chế kiểm soát, hoạt động không quá chặt chẽ và gò bó như các doanh nghiệp cơ học.

Tựu chung lại, sự khác biệt giữa hai mô hình tổ chức được thể hiện qua bảng sau:

Bảng 4: Sự khác biệt giữa tổ chức cơ học và tổ chức hữu cơ

Tổ chức cơ học

(Mechanistic Organizations)

  • Hoạt động theo cơ chế cấp trên quản lý và kiểm soát cấp dưới;
  • Cấp trên có trách nhiệm lớn nhất đối với sự thành công trong hoạt động của tổ chức
  • Mỗi cá nhân có nhiệm vụ và vai trò được xác định rõ ràng, chắc chắn;
  • Nhấn mạnh về kỷ luật nghiêm ngặt và trật tự;
  • Được sử dụng khi môi trường ổn định.

Tổ chức hữu cơ

(Organic Organizations)

  • Cấp trên chỉ có vai trò khuyến khích và hướng dẫn cho cấp dưới hoạt động nhằm nâng cao trách nhiệm của cấp dưới với công việc;
  • Nhiệm vụ và vai trò của cá nhân được thay đổi linh hoạt để phù hợp để phản ứng nhanh với những bất ngờ từ môi trường;
  • Mất nhiều chi phí trong hoạt động vì đòi hỏi quản lý nhiều thời gian, tiền bạc và công sức để được chi phối toàn bộ bộ máy;
  • Chỉ sử dụng khi cần thiết; tức là khi môi trường bên ngoài là không ổn định và thay đổi nhanh chóng.

Nguồn: Burns và Stalker (1961)

1.3. Các yếu tố ngẫu nhiên quan trọng

  • Quy mô (Size)
  • Chiến lược (Strategy)
  • Môi trường (Environment)

2. Mô hình tác động ngẫu nhiên

Hoạt động vận hành của doanh nghiệp chịu tác động lớn bởi các yếu tố ngẫu nhiên bên trong và bên ngoài, đỏi hỏi doanh nghiệp luôn cần có các phương án ứng phó với những thay đổi có thể xảy ra (Luthans và Stewart, 1977). Nói cách khác, trong hoạt động quản lý, doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình cụ thể, chi tiết nhằm kết nối các bộ phận để đạt mục tiêu chung. Mô hình ngẫu nhiên cho phép doanh nghiệp xác định các biến số hay các yếu tố có liên quan và có ảnh hưởng tới hiệu quả của hệ thống quản lý, gồm: (i) Hệ thống biến sơ cấp; (ii) Hệ thống biến thứ cấp; (iii) Tổ hợp các biến. Đây là những nội dung quan trọng mà nhà quản lý cần phân tích cân nhắc khi đưa ra các quyết định và chiến lược của doanh nghiệp.

Hình 4: Mô hình ngẫu nhiên của hệ thống các tổ chức

Mô hình ngẫu nhiên của hệ thống các tổ chức

Nguồn: Luthans và Stewart (1977, trang 186)

3. Mô hình SARFIT

3.1. Lý thuyết biến đổi cơ cấu tổ chức

3.2. Mô hình SARFIT

Kế thừa mô hình lựa chọn chiến lược thay đổi cơ cấu tổ chức của Child (1972), Donaldson (1987) xây dựng mô hình SARFIT (structural adjustment to regain fit) trên quan điểm cơ bản của thuyết ngẫu nhiên: một doanh nghiệp có cấu trúc phù hợp hơn sẽ có hiệu suất cao hơn, tạo ra nguồn lực dồi dào và nhanh chóng phát triển, mở rộng. Mô hình SARFIT cho phép doanh nghiệp xác định mức độ phù hợp và giải pháp điều chỉnh trước những biến động ngẫu nhiên bên trong và ngoài. Cụ thể, khi các biến ngẫu nhiên (như mức độ đa dạng hóa sản phẩm, đối thủ cạnh tranh, chính sách pháp luât, quy mô…) thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi của cấu trúc tổ chức hiện tại đến một trạng thái mới phù hợp hơn. Quá trình thay đổi này sẽ thúc đẩy khả năng tăng trưởng và khả năng thích nghi với môi trường của doanh nghiệp để đạt được hiệu quả kỳ vọng.

Hình 7: Mô hình SARFIT

Mô hình SARFIT

Nguồn: Donaldson (1987, trang 4)

4. Ma trận GCT

Luthans và Stewart (1977) xây dựng mô hình ngẫu nhiên cho phép doanh nghiệp hệ thống các biến và mối quan hệ giữa các biến theo ma trận GCT (General Contingency Theory). Ma trận GCT cung cấp các biến số cần thiết, cho phép doanh nghiệp củng cố cơ cấu tổ chức và tăng cường mức độ liên kết giữa các bộ phận thực hiện các chức năng khác nhau trong doanh nghiệp (Brian và các cộng sự, 2014). Trong mô hình ma trận GCT, trục tung và trục hoành thể hiện 2 biến độc lập: biến quản lý (Mj – Management variables) và biến tiêu chí đánh giá hiệu quả (PCk – Performance Criteria variables). Kết hợp giữa 2 biến này cùng biến tình huống (Si – Situational variables) tạo ra một thệ thống mạng lưới giao điểm thể hiện các mức độ tác động và kết hợp giữa các biến (Luthans và Stewart, 1977). Giao điểm của các biến sơ cấp này tạo nên các khối (i, j, k) trong ma trận, tương ứng với giá trị biến phụ thuộc hiệu quả (Pijk – system performance) của doanh nghiệp. Tại đó, doanh nghiệp có thể xác định số lượng và mức độ tác động của các biến, từ đó xây dựng các chiến lược (thay đổi) phù hợp.

Hình 8: Mô hình ma trận GCT

Mô hình ma trận GCT

Nguồn: Luthans và Stewart (1977, trang 189)

Áp dụng ma trận GCT trong quản lý được thực hiện theo quy trình các bước sau (Luthans và Stewart, 1977 trang 191-192):

Hình 9: Mô hình ngẫu nhiên trong quản lý thay đổi kế hoạch

Mô hình ngẫu nhiên trong quản lý thay đổi kế hoạch

Nguồn: Luthans và Stewart (1977, trang 191)

Mục lục & Mua sách

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), “Chương 5: Thuyết ngẫu nhiên”, trong sách Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 89-103.

Bình luận trên Facebook